Сохраните требование целиком
- Претензия, иск, уведомление о расторжении, требование по гарантии или иной документ со всеми приложениями.
- Когда и каким способом документ получен; конверт, сведения доставки, электронное уведомление или запись в используемой системе.
- Расчёт заказчика и документы, на которые он ссылается.
- Известные назначенные даты: заседание, рассмотрение вопроса в госоргане, указанная в документе дата ответа или иное ближайшее событие.
Разделите предъявленные требования
- Возврат аванса: какая сумма получена, что выполнено, какие материалы приобретены и какие расходы понесены.
- Неустойка: какой период и основание названы в расчёте заказчика.
- Качество: какие недостатки указаны, когда и кем выявлены, какие исследования проведены.
- Убытки и устранение недостатков: какие расходы заявлены и чем их подтверждают.
- Расторжение, гарантия и РНП: какие отдельные процедуры уже начаты и какие документы к ним есть.
Покажите фактическое выполнение
- Договор, техническое задание, смета, график и изменения проекта.
- Документы о выполненных и переданных работах, исполнительная документация, фотографии и видео.
- Замечания заказчика и ваши ответы; акты осмотров, экспертные заключения и доступные исходные материалы исследования.
- Документы о приёмке, использовании объекта или передаче результата другим участникам.
- Хронология событий с указанием источника каждого существенного факта.
Выделите обстоятельства на стороне заказчика
- Передача фронта работ, проекта, материалов и согласований.
- Изменение задания, дополнительные указания и ограничения доступа.
- Согласованные переносы и периоды остановки.
- Кто участвовал в обсуждениях и где сохранились сообщения или протоколы.
Не потеряйте собственные требования
- Сколько вашей компании не оплачено и за какой объём.
- Есть ли дополнительные работы, удержания, простой или расходы, которые требуется обсудить.
- Как полученные платежи соотносятся с выполнением и предъявленным возвратом аванса.
- Какие переговоры уже велись, что ваша компания предложила и что ответил заказчик.
Если судебное дело уже началось
- Номер дела и суд; поданные документы, определения и доступные протоколы.
- Какую позицию ваша компания уже изложила и какие доказательства передала.
- Кто сейчас представляет компанию и какие полномочия выданы.
- Какое заседание или процессуальное действие назначено дальше.
Что обсудить до подготовки ответа
- Какие факты подтверждены, а какие пока спорны?
- Как связаны защита от требования и право компании на оплату?
- Какие документы или состояние объекта нужно дополнительно исследовать?
- Есть ли отдельные вопросы по гарантии, закупочному контракту или прекращению договора?
- Какой ответственный, объём работы и бюджет нужны на текущей стадии?